Guide de l’orateur
Le but de ce guide est de recenser toutes les réponses aux questions que vous pourriez vous poser à propos de la conférence Snowcamp. Il tente de donner les informations qui peuvent vous intéresser en amont de la conférence, pendant la conférence ainsi qu’après la conférence.
Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte. Ainsi l’orateur désigne aussi bien un orateur qu’une oratrice.
Avant la conférence
Où se déroulera la conférence ?
La conférence aura lieu à « Alpexpo, espace 1968 » au sud de Grenoble. Le lieu est un peu décentré du centre-ville mais est bien desservi par les transports en communs, pistes cyclables et routes. L’adresse du lieu est : 2 avenue d’Innsbruck 38100 GRENOBLE – FRANCE Plus d’informations sur le lieu sont disponible sur cette page : https://alpexpo.com/acces/
Où puis-je louer un hôtel ?
Bien que des hôtels existent près du lieu de conférence, nous vous conseillons de prendre un hôtel vers le centre-ville ou vers la gare de Grenoble. Le lieu de la conférence se trouve dans une zone industrielle où il n’y a pas grand-chose à faire le soir, aussi les transports en communs se font plus rare passé 21h. Un repas speaker sera organisé le jeudi soir vers le centre-ville, et il est fréquent que les orateurs auto-organisent des rencontres en ville les mercredi et vendredi soir. Il sera donc plus pratique pour vous si vous logez vers le centre-ville.
Que dois-je prévoir pour me connecter aux projecteurs ?
Les projecteurs d’Alpexpo ont une connectique HDMI, prévoyez donc un ordinateur avec un port HDMI ou un adaptateur.
Pro-tip : pensez à mettre vos slides sur une clé USB que vous gardez avec vous. Comme ça en cas de panne d’ordinateur ou de problème de compatibilité avec les projecteurs, nous pourrons utiliser votre clé USB sur un autre ordinateur pour assurer la bonne tenue de votre conférence
Pro-tip 2: Utiliser une télécommande pour piloter vos slides. Ainsi vous pourrez parler à votre public sans rester planter derrière le pupitre.
Quels sont les micros mis à disposition ?
Chaque salle est dotée d’un micro serre-tête ainsi que d’un micro-main.
J’ai des besoins précis en termes de matériel ou de réseau, à qui demander ?
Les salles sont dotées d’un bureau, d’un projecteur et d’une multiprise mis à disposition des orateurs. Côté réseau, un wifi public est mis à disposition de tous les participants, certains ports de ce wifi ne sont pas ouverts. Si votre présentation requiert plus de matériel, si vous souhaitez brancher autre chose qu’un ordinateur sur le secteur, si vous amenez des objets non conventionnels (ex : fer à souder, robot, etc.) ou si vous avez besoin de ports réseaux spécifiques, envoyez un mail à l’organisation du Snowcamp (team@snowcamp.io) qui verra avec vous ce qui est possible de faire dans les limites des règles imposées par le lieu de la conférence.
Quel temps ai-je pour faire ma présentation ?
Cela dépend de votre format de conférence, les durées respectives sont les suivantes :
- Conférence : 45 minutes
- Schuss : 20 minutes
- Keynote : 45 minutes
- Workshop : 3 heures
Ce temps inclut le temps de questions/réponses.
Dois-je prévoir une session de questions/réponses ?
Bien que cela soit conseillé, il n’est pas obligatoire d’avoir une session de questions/réponses. En temps qu’orateur nous vous laissons juge de la meilleure façon de consacrer le créneau qui vous est alloué.
Puis-je déborder si je n’ai pas fini à temps ?
Dans la mesure du possible nous vous demandons de tenir le créneau qui vous est alloué avec rigueur. Les quelques minutes de marge entre les différentes conférences servent surtout à permettre à l’orateur suivant·e de s’installer et de se préparer pour sa session.
Si un problème technique du ressort de l’orga ou du lieu impacte votre session alors l’orga fera de son mieux pour vous permettre de finir votre conférence tout en essayant de ne pas impacter le programme du reste de la journée.
Dois-je mettre des informations liées à la conférence dans mes slides ?
Avant la conférence nous vous enverrons des ressources pour que vous puissiez ajouter à vos slides :
- La liste des sponsors de l’événement
- Un QRCode et un lien pour que les participant puissent vous faire un feedback Aussi si vous pouvez rajouter sur vos slides une numérotation (avec le nombre de total de slides), cela rassurera les orgas présents à votre conférence qui aiment savoir où vous en êtes quand la fin de la session approche 😊
Mon séjour sur Grenoble
Youpi je suis arrivé sur Grenoble, maintenant je fais quoi ?
Si vous n’êtes pas de Grenoble, alors vous voudrez peut-être découvrir un peu la ville ou rencontrer d’autres orateurs entre les différents jours de la conférence.
Pour faciliter votre séjour, nous allons vous inviter sur un groupe Slack “Snowcamp-Friends” dédié aux orateurs de la conférence ainsi qu’à l’équipe d’orga.
Cette invitation arrivera probablement quelques jours avant la conférence. Si vous n’avez toujours pas reçu d’invitation la semaine de la conférence il peut s’agir d’un oubli, n’hésitez donc pas à nous contacter.
Le jour de la conférence
Comment aller sur le lieu de la conférence ?
Le plus simple est d’y aller par le réseau de transports en commun. Toutes les informations sont disponibles sur le site reso-m.fr mais voici les informations importantes :
- Vous devez prendre un billet que vous devez composter à l’extérieur avant de monter dans le tram ou directement dans le bus. Vous devez re-composter à chaque changement de tram ou de bus. Le ticket est valable 1 heure
- Vous pouvez acheter des tickets
- soit au borne devant les arrêts de tram ;
- soit par carte bancaire : il suffit de poser votre carte bancaire sur le valideur pour voyager en règle ! - Prix 2€ ;
- soit par SMS (1 SMS = 1 ticket valable 1 heure. 1 voyage sur tout M réso : envoyez “1H” au 93 123) - Prix 2,5€ ;
- soit par l’appli M Pour plus de précisions et pour les tarifs : cf. Tarifs & Vente. Il existe une application L’appli M pour avoir les horaires, les itinéraires, acheter des tickets…
Pour ceux qui arrivent à la gare de Grenoble et vont directement à Alpexpo : Vous pouvez prendre le tram A qui part d’à côté de la gare.
- Départ : Gare de Grenoble, direction Pont-de-Claix L’étoile
- Arrivée : Polesud - Alpexpo puis finir à pied (suivre les panneaux qui seront affichés)
- Temps : ~30 minutes
Pour aller à la conférence (AlpeExpo) à partir du centre-ville : Vous pouvez prendre le tram A depuis la place Victor Hugo.
- Départ : Victor Hugo
- Arrivée : Polesud - Alpexpo puis finir à pied (suivre les panneaux qui seront affichés)
- Temps : ~25 minutes
Si vous venez dans la région par avion, il y a des navettes d’aéroports : depuis Lyon Saint-Exupéry (via BlaBlaBus ou FlixBus) et depuis Genève Cointrin (3 rotations, 7j/7) jusqu’à la gare routière de Grenoble. Il faut ensuite rejoindre le lieu de la conférence en transports en communs.
Si vous venez en voiture, un grand parking à ciel ouvert est accessible gratuitement en face de l’entrée d’Alpexpo.
Si vous venez en vélo
Une fois que j’arrive sur place, que dois-je faire ?
Une fois sur place, la première chose à faire sera de vous présenter à l’accueil pour que l’équipe d’orga vous prenne en charge.
Un guichet vous sera dédié vous n’aurez donc pas à faire la queue avec le reste des participants.
L’équipe d’orga pourra vous remettre votre badge, répondre à vos éventuelles questions, vous montrer l’accès à la salle des orateurs et s’assurer que tout se passe bien pour vous.
Vous avez parlé d’une salle des orateurs ?
Le lieu de la conférence met à disposition une salle pour que les orateurs puissent se reposer au calme, se concentrer, finir de préparer leur conférence ou tout simplement de rencontrer les autres orateurs.
Cette salle contient quelques canapés ainsi qu’une grande table pour travailler. Vous pourrez aussi y stocker vos affaires si besoin. Cependant si la salle est réservée aux orateurs, celle-ci n’est pas surveillée.
Attention : il est interdit de boire ou manger dans cette salle
Comment puis-je identifier l’équipe d’orgas sur place ?
Afin d’être facilement identifiables, l’équipe d’orga aura une tenue aux couleurs de l’événement. Nous serons habillés soit avec un hoodie ou polo blanc avec notre logo dans le dos.
Sur quels sujets puis-je faire appel à l’équipe orgas ?
Le but de l’équipe d’orga est que l’événement se passe dans les meilleures conditions pour vous. Il est difficile de dresser une liste exhaustive mais voici quelques sujets sur lesquels nous pouvons vous aider :
- Questions liées à la conférence, au lieu, aux événements périphériques etc.
- Besoin d’aide technique (branchement à un projecteur, panne d’ordi, besoin d’un adaptateur etc.)
- Problème rencontré avec un·e participant·e, un·e autre orateur voir un·e autre membre de l’orga.
- Problème de santé
- Ou pour simplement dire bonjour et discuter
J’ai besoin de me connecter au wifi du lieu de la conférence, c’est possible ?
Oui, le jour J nous vous partagerons les codes d’accès au wifi sur le groupe Slack des orateurs. Aussi vous pourrez le demander à l’équipe d’orgas au niveau de l’accueil.
J’ai besoin d’assistance pendant ma session, quelqu’un sera-t-il là pour m’aider ? Oui. Pendant l’événement, nous essayons d’avoir au moins un·e membre de l’équipe d’orga présent dans la salle pour chaque session. Ce membre sera disponible pour vous aider à vous installer, s’assurer que tout se passe bien pendant votre présentation, gérer les problèmes techniques le cas échéant, et pourra aider à passer le micro pour les sessions de questions réponses.
Aurai-je une aide visuelle pour gérer le temps de ma session ?
Chaque salle est équipée d’un timer électronique qui vous permettra de voir le temps qu’il vous reste avant la fin de votre session.
La personne de l’orga présente pendant la session s’occupera de démarrer le timer au début de votre présentation.
Si pour une raison X ou Y ce membre n’est pas là pour le faire :
- Appuie simple sur le bouton : démarrer/mettre en pause le timer
- Appui long (1s) : remettre à zéro le timer
- Appui double : changer de mode (conférence vs schuss)
Aurai-je droit à une bouteille d’eau pour boire pendant ma session ?
Oui l’équipe prévoit de mettre des bouteilles d’eau ou des carafes à disposition des orateurs. Cependant pour éviter d’utiliser du plastique à usage unique, si vous en avez la possibilité, l’idéal est de venir avec votre gourde.
Puis-je mettre à disposition mes slides après ma session ?
Un dépôt github est prévu pour recenser les slides de toutes les sessions. Si vous souhaitez que les participant·es puissent à vos slides, alors vous pourrez faire une Pull Request sur ce dépôt : https://github.com/snowcamp/snowcamp-supports-sessions
Un repas est-il prévu le midi?
Oui nous fournissons le repas le midi. Quelques semaines avant la conférence nous vous enverrons un email avec un formulaire à remplir pour que vous puissiez choisir votre type de menu (repas végétarien ou non) et nous indiquer vos contraintes alimentaires (ex: allergies, intolérances) si vous en avez.
Autour de la conférence
Meet & greet du jeudi
La journée de conférences du jeudi se termine à 17h par une collation proposée à tous les participants, vous y êtes donc le bienvenue. Cette collation dure jusqu’à 18h.
Speaker Dinner du jeudi soir
Le jeudi soir un repas est organisé avec tous les orateurs et oratrices ainsi qu’avec les membres de l’organisation.
Quelques semaines avant la conférence nous vous enverrons un email avec un formulaire à remplir pour confirmer ou non votre venue à ce repas et pour choisir un menu.
Le lieu et l’heure du Speaker Dinner sera indiqué dans cet email.
Sortie montagne du samedi
Chaque année, nous organisons une journée à la montagne le samedi qui suit la conférence. Cette journée est prévue pour remercier les orateurs et oratrices de leur participation au succès du Snowcamp et pour leur faire découvrir notre belle région. Cette journée se passe dans la station de Chamrousse.
Lors de cette journée vous pourrez choisir une activité entre faire du ski, faire une randonnée en raquettes, ou déambuler dans la station de ski.
Si vous souhaitez participer à cette journée, il vous sera demandé de répondre à un formulaire quelques semaines avant la conférence.
Pensez à vous habiller chaudement. Pour le ski il est possible de louer du matériel sur place. Pour la randonnée, prévoyez une paire de chaussures de randonnée imperméable (type Gore-Tex), un sac à dos, un encas pour le midi et une bouteille d’eau.
Un car est affrété par la conférence et part le samedi matin à 8h30 de la gare routière de Grenoble. Il est important d’arriver en avance car 8h30 correspond à l’heure où le car doit quitter la gare pour libérer la place.
Le soir ce car repars de Chamrousse vers 17h pour une arrivée sur Grenoble aux alentours de 18h/18h30.
Événements auto-organisés par les orateurs.
Chaque année, certains orateurs et oratrices prennent l’initiative de se regrouper dans un bar ou dans un restaurant les soirs où rien n’est prévu par l’organisation Snowcamp. Le plus simple si vous souhaitez proposer un regroupement ou si vous souhaitez savoir ce qui est organisé est de passer par le groupe Slack “Snowcamp-Friends”
D’autres questions ?
Si vous avez une question qui ne trouve pas de réponse dans ce document, n’hésitez pas à nous contacter sur team@snowcamp.io ou en passant par le groupe Slack.