Guide du sponsor

Les places

Les places liées au sponsoring doivent être retirées par le sponsor au moyen d’une url de connexion et d’un code fourni par l’organisation du Snowcamp vers la mi-novembre. Via ce lien vous pourrez entrer les informations de chaque participant : nom, prénom, email, type de repas (végétarien ou normal). Le retrait des places doit être réalisé impérativement avant le 31 décembre précédent la conférence. Passé ce délais les places “conference” ne seront plus récupérable par le sponsor. Elles seront mis en vente au public.
Il existe 2 types de places :

• Place conférence : Elle donne le droit d’accéder à la conférence le jeudi et le vendredi et permet d’assister aux talks/schuss durant les 2 jours.
• Place stand : Elle donne le droit d’accéder à la conférence le jeudi et le vendredi mais seulement au hall des sponsors (contenant les stands), l’atrium du WTC. Elle ne permet pas d’accéder aux présentations (talk/schuss).

Partage de place

Le billet d’une place que vous obtenez lors de l’inscription permet d’obtenir un badge le jeudi matin lors de l’accueil. Chaque billet est nominatif. Et normalement, il ne peut être cédé. Cependant, nous tolérons que des entreprises pratiquent le partage de badge entre leurs employés sur les 2 jours. Ainsi pour chaque billet/place, il vous est possible d’envoyer une personne le jeudi et une autre le vendredi. Le badge sera nécessaire pour rentrer le vendredi matin. La transmission du badge entre la personne du jeudi et celle du vendredi doit être gérée de votre côté. Nous ne distribuons pas deux badges pour un même billet. Lors de son arrivée le vendredi, la personne pourra coller une étiquette afin de mettre son nom sur le badge. À noter que la préférence de repas (normal ou végé) sera celle indiquée dans la plateforme billetweb au 31 décembre. Au delà de cette date, nous procédons à la commande auprès de notre traiteur (et à l’impression des badges). Veillez donc à faire un choix compatible avec les 2 personnes partageant le badge.

Le stand ETOILE

Le stand Etoile fait 9m² (3m x 3m). Il est tracé au sol. Il contient par défault : 1 table, 2 chaises, une arrivée électrique et 1 claustra métallique d’affichage (163 cm H x 83 cm L). La hauteur maximal du stand ne doit pas dépasser 2m40. La charge au sol des produits ne doit pas excéder 500kg / m2. Aucun affichage direct sur les murs, cloisons et piliers du centre de congrès n’est autorisé, prévoir obligatoirement un support si besoin, en plus du claustra fourni.

Ce qu’il est possible de faire sur le stand

Il n’y a pas de liste définissant ce qui est interdit ou ce qui est autorisé. L’équipe d’organisation du Snowcamp est à solliciter pour tout ce qui peut sortir de l’ordinaire d’un stand d’une conférence.
Concernant la nourriture, il y a 3 préoccupations :

1. L’hygiène : La nourriture doit être manipulée de manière hygiénique.
2. La propreté : Vous devez rendre l’emplacement de votre stand dans un état correct afin qu’il ne nécessite pas un surcroît de nettoyage inhabituel.
3. La cuisson : Faire cuire peut être une source de problème : risque de feu, surcharge d’électricité. Donc un appareillage au gaz n’est pas accepté. En revanche un appareil pour réchauffer des crêpes est acceptable.

Matériel à louer

Il est possible de commander du matériel supplémentaire auprès du WTC mais via l’organisation du Snowcamp. Le catalogue est disponible ici. Le demande de matériel doit être adressée à l’équipe d’organisation du Snowcamp qui vous transmettra les tarifs. Une facture sera émise qui devra être réglée au plus tard 7j AVANT le début de la conférence. L’absence de paiement dans le délais fixé impliquera la non fourniture du matériel demandé.

(De)Installation du stand

L’installation du stand peut s’opérer le mercredi après-midi (14h-17h30) du démarrage du Snowcamp. Les stands devront être démontés pour le vendredi 18h au plus tard. Le WTC comporte un monte charge et un ascenseur. L’accès au monte-charge se fait par la rue de la Frise, entre le World Trade Center Grenoble et l’École Supérieure de Commerce.

Livraison de matériel

La livraison des colis et matériels devra se faire à partir du mardi veille du début de la conférence, de 8h30 à 16h30 et au plus tard mercredi avant 16h30, 1er jour de la conférence (partie université). Tous les colis livrés devront porter l’adresse suivante :

SNOWCAMP
Nom de la société exposante + contact
Centre de congrès du WTC Grenoble 1er étage
5 - 7, place Robert Schuman
38000 GRENOBLE

Les livreurs devront déposer les colis sur le lieu de l’exposition, qui se trouve au 1er étage du bâtiment, accessible par monte-charge et ascenseur, sinon, les colis seront refusés. Les livreurs doivent être AUTONOMES pour assurer leurs prestations :

• soit disposer du matériel adéquat (hayon, transpalette spécifique, élévateur,…)
• soit disposer d’un effectif suffisant

Aucune manutention ne sera apportée par l’équipe du Centre de congrès. Un transpalette Jungheinrich, modèle AM 22, est à disposition libre le temps de la livraison. Toute livraison ne pouvant être assurée en totale autonomie devra être solutionnée indépendamment du Centre de congrès. Les colis devront tous être repris à l’issue du démontage. Les horaires de livraison et d’enlèvement des colis se font entre 8h30 et 16h30 uniquement.

Pour les colis ne pouvant être repris le jour du démontage, ils pourront être conservés sur le centre de congrès jusqu’au lundi à 16h30 suivant la conférence. Il devront être bien emballés et porter une adresse de retour lisible afin d’être repris par votre transporteur. La responsabilité du centre de congrès ne peut être engagée sur leur destruction ou disparition. Merci de bien indiquer sur vos colis lisiblement vos coordonnées complètes pour éviter des pertes.

Connexion wifi

L’ensemble des espaces du centre de congrès est équipée de bornes Wifi. Matériel compatible : ordinateur, assistant personnel (PDA) et tout matériel certifié wifi 802.11a/b/g :

• Nom du réseau : ESPACE-CONGRES
• Le code d’accès vous sera communiqué ultérieurement

Le plan des stands

Kit de communication

Un kit de communication est disponible pour vous aider dans la communication à propos du Snowcamp. Vous pouvez utiliser notre logo: format vectoriel, format PNG