Guide du sponsor

Les places

Les places liées au sponsoring doivent être retirées par le sponsor au moyen d’une url de connexion et d’un code fourni par l’organisation du Snowcamp vers la mi-novembre. Via ce lien vous devez entrer les informations de chaque participant : nom, prénom, email, type de repas (végétarien ou normal). Il vous sera possible de modifier ces informations jusqu’au 31 décembre. En tant qu’organisateur de la conférence nous sommes tenus par les autorités de l’état de savoir qui participe à l’événement. Ainsi il est nécessaire que vous entriez les vraies informations des participants, au plus tard pour le 31 décembre..

Le retrait des places doit être réalisé impérativement avant le 31 décembre précédent la conférence. Passé ce délais les places “conference” ne seront plus récupérable par le sponsor. Elles seront mis en vente au public, si c’est enore possible.
Il existe 2 types de places :

• Place conférence : Elle donne le droit d’accéder à la conférence le jeudi et le vendredi et permet d’assister aux talks/schuss durant les 2 jours.
• Place stand : Elle donne le droit d’accéder à la conférence le jeudi et le vendredi mais seulement au hall des sponsors (contenant les stands). Elle ne permet pas d’accéder aux présentations (talk/schuss).

Achat de plusieurs places

Le snowcamp ne propose pas la possibilité d’acheter plusieurs places à la fois. Il s’agit de notre politique définie depuis l’origine. Pour acheter plusieurs places, il faut les acheter une par une.

Partage de place

Le billet d’une place que vous obtenez lors de l’inscription permet d’obtenir un badge le jeudi matin lors de l’accueil. Chaque billet est nominatif. Et normalement, il ne peut être cédé.

Cependant, nous tolérons que des entreprises pratiquent le partage de badge entre leurs employés sur les 2 jours. Ainsi pour chaque billet/place, il vous est possible d’envoyer une personne le jeudi et une autre le vendredi.

Le badge est nécessaire pour rentrer le vendredi matin. La transmission du badge entre la personne du jeudi et celle du vendredi doit être gérée de votre côté. Aucun double de badge ne sera distribué. Lors de son arrivée le vendredi, la personne pourra coller une étiquette afin de mettre son nom sur le badge.

À noter que la préférence de repas (normal ou végé) sera celle indiquée dans la plateforme billetweb au 31 décembre. Au delà de cette date, nous procédons à la commande auprès de notre traiteur (et à l’impression des badges). Veillez donc à faire un choix compatible avec les 2 personnes partageant le badge.

Place stand supplémentaire

Sur demande il est possible d’acheter des places stands supplémentaires (une stand ne donne pas accès aux salles de conférence). Le prix est de 65€ pour les 2 jours de conférence. Contactez team@snowcamp.io pour demander la place.

Le stand ETOILE

Le stand Etoile fait 9m² (3m x 3m). Il est tracé au sol. Il contient par défault : 1 table, 2 chaises, une arrivée électrique et 1 claustra liège d’affichage (163 cm H x 83 cm L). La hauteur maximal du stand ne doit pas dépasser 2m40. La charge au sol des produits ne doit pas excéder 500kg / m2. Aucun affichage direct sur les murs, cloisons et piliers de l’espace de la conférence n’est autorisé, prévoir obligatoirement un support si besoin.

Installation et Désinstallation du stand

L’installation du stand peut s’opérer le mercredi après-midi de 16h-17h30, ou bien le jeudi matin à partir de 8h. Les stands devront être démontés pour le vendredi 18h au plus tard.

Chaque sponsor peut faire entrer une seule voiture sur le parking interne d’Alpexpo. Il faut se présenter à la barrière au 1 Avenue d’Innsbruck. Un monte charge est à disposition. Voici comment accéder au monte charge depuis la barrière d’entrée : Après le déchargement, vous êtes invités à se garer sur la zone de parking principal (cour d’honneur) afin de laisser l’accès au monte charge à d’autres usagés.

Livraison de matériel

La livraison des colis et matériels devra se faire à partir du mardi veille du début de la conférence, de 8h30 à 16h30 et au plus tard mercredi avant 16h30, 1er jour de la conférence (partie université). Tous les colis livrés devront porter l’adresse suivante :

SNOWCAMP
Nom de la société exposante + contact
Alpexpo, Espace 1968
Avenue d’Innsbruck
CS 52408
38034 Grenoble Cedex 2

Les livreurs devront déposer les colis sur le lieu de l’exposition, qui se trouve au 1er étage du bâtiment, accessible par monte-charge et ascenseur, sinon, les colis seront refusés. Les livreurs doivent être AUTONOMES pour assurer leurs prestations :

• soit disposer du matériel adéquat (hayon, transpalette spécifique, élévateur,…)
• soit disposer d’un effectif suffisant

Aucune manutention ne sera apportée par l’équipe d’Alpexpo. Toute livraison ne pouvant être assurée en totale autonomie devra être solutionnée indépendamment du Centre de congrès. Les colis devront tous être repris à l’issue du démontage. Les horaires de livraison et d’enlèvement des colis se font entre 8h30 et 16h30 uniquement.

Pour les colis ne pouvant être repris le jour du démontage, ils pourront être conservés jusqu’au lundi à 16h30 suivant la conférence. Il devront être bien emballés et porter une adresse de retour lisible afin d’être repris par votre transporteur. La responsabilité d’Alpexpo ne peut être engagée sur leur destruction ou disparition. Merci de bien indiquer sur vos colis lisiblement vos coordonnées complètes pour éviter des pertes.

Matériel à louer

Il est possible de commander du matériel supplémentaire auprès de l’organisation du Snowcamp: TV, Table, chaise. Contactez l’équipe d’organisateur du snowcamp pour en savoir plus.
Une facture sera émise qui devra être réglée au plus tard 7j AVANT le début de la conférence. L’absence de paiement dans le délais fixé impliquera la non fourniture du matériel demandé.

Il est fortement conseillé de faire les démarches de location au moins 3 semaines avant la conférence, cad avant les vacances de noel.

Ce qu’il est possible de faire sur le stand

Il n’y a pas de liste définissant ce qui est interdit ou ce qui est autorisé. L’équipe d’organisation du Snowcamp est à solliciter pour tout ce qui peut sortir de l’ordinaire d’un stand d’une conférence.
Concernant la nourriture, il y a 3 préoccupations :

1. L’hygiène : La nourriture doit être manipulée de manière hygiénique.
2. La propreté : Vous devez rendre l’emplacement de votre stand dans un état correct afin qu’il ne nécessite pas un surcroît de nettoyage inhabituel.
3. La cuisson : Faire cuire peut être une source de problème : risque de feu, surcharge d’électricité. Donc un appareillage au gaz n’est pas accepté. En revanche un appareil pour réchauffer des crêpes est acceptable.

Connexion wifi

L’ensemble des espaces de la conférence sont équipés de bornes Wifi. Matériel compatible : ordinateur, smartphone et tout matériel certifié wifi 802.11a/b/g. Les informations sont à récupérer auprès des organisateurs lors de votre installation.

Le plan des stands

Ci-dessous le plan pour 12 sponsors Etoile. S’il y a moins de 9 sponsors les places 1 à 4 seront annulées. Les places seront alors réparties toujours selon la préférence initiale.

Kit de communication

Un kit de communication est disponible pour vous aider dans la communication à propos du Snowcamp. Vous pouvez utiliser notre logo: format vectoriel, format PNG